Dématérialisation du Conseil municipal

Mise en place il y a un an pour les services administratifs, la dématérialisation est aujourd’hui étendue à l’ensemble du processus lié au Conseil municipal : la gestion des délibérations, des arrêtés et décisions, l’envoi au contrôle de légalité, la convocation des élus… Explications.

Afin de répondre aux enjeux de la transformation numérique, la ville a dématérialisé les instances municipales, de la préparation à l’acheminement.

QU’EST-CE QUE LA DÉMATÉRIALISATION ?
La dématérialisation consiste à transformer des supports matériels, le papier le plus souvent, en supports numériques. Dématérialiser les documents est un processus qui présente de nombreux avantages pratiques : un gain de place (plus d’archives papier), un gain de temps et une meilleure traçabilité (le stockage étant centralisé, les données sont facilement accessibles), une simplicité d’utilisation et un traitement plus rapide, tout en garantissant une totale sécurité juridique : pas de risque de perte lié à des accidents (vols, incendies, etc.).

EN PRATIQUE
Les services administratifs ont déjà dématérialisé leurs procédures de préparation du Conseil municipal depuis plus d'un an : les Conseils municipaux et les Commissions sont préparés via l'outil de dématérialisation et ce, de manière collaborative, ce qui présente de nombreux avantages : une traçabilité des informations, une sécurisation juridique des actes, une homogénéité des documents produits, l’automatisation du transfert des actes au contrôle de légalité et la publication en ligne, entre autres, ce qui génère un intéressant gain de temps pour les agents.
La procédure a été étendue début octobre aux élus.
Désormais, ils ont accès à l’ensemble des dossiers et au rétro-planning des Commissions et des Conseils municipaux via leur smartphone, tablette ou ordinateur.
Les convocations, résultats des votes et les comptes rendus leurs sont désormais transmis par voie dématérialisée. Ils peuvent aussi signer électroniquement l’ensemble des actes.

RÉDUCTION DE L’EMPREINTE ÉCOLOGIQUE
Dématérialiser les instances municipales et les actes, c’est aussi réduire l’empreinte écologique de la Ville et faire des économies. Chaque année en effet, 450 documents et 120 délibérations sont produits, soit environ 20 000 impressions papier, sans compter les quelque 800 arrêtés et 400 décisions. La dématérialisation va donc permettre de réduire les déchets et les dépenses d’impression (papier, cartouches d’encre, coût de la maintenance des photocopieurs…). À noter aussi que notre collectivité a été accompagnée par la Métropole du Grand Paris qui a subventionné à hauteur de 50 % l’achat du logiciel de dématérialisation (soit 15 460 euros) dans le cadre du fonds “Innover dans la ville”.
 

Dernière mise à jour : 05 novembre 2024